Mitgliederverwaltung
Das Kernstück ist die Verwaltung von Mitgliedern mit unterschiedlichen Mitgliedschaftsarten, Eintritts- und Austrittsdaten, Beitragsstatus, Funktionen im Verein, Ehrungen, Qualifikationen, Dokumenten und Kommunikationsdaten. Dazu gehören auch Familienmitgliedschaften, Fördermitglieder, Ehrenmitglieder sowie frei definierbare Kategorien und Gruppen.
Beitrags- und Finanzverwaltung
Mitgliedsbeiträge sollen automatisch berechnet, vorgeschrieben und überwacht werden können. Dazu gehören Beitragsklassen, Ermäßigungen, Lastschriften, SEPA-Export, Rechnungen, Mahnungen, Zahlungseingänge und Beitragsstatistiken. Viele Vereine wünschen sich zumindest eine einfache Finanzverwaltung oder eine Schnittstelle zu Buchhaltungsprogrammen.
Kommunikation
Serienmails, Newsletter, Rundschreiben, Geburtstagslisten, Jubiläen, SMS-Benachrichtigungen und Verteilerlisten gehören mittlerweile zum Standard. Die Kommunikation sollte zielgerichtet nach Gruppen, Funktionen oder Regionen erfolgen können.
Veranstaltungsmanagement
Veranstaltungen, Kurse, Seminare, Mitgliederversammlungen oder Wettbewerbe sollen angelegt werden können. Dazu gehören Anmeldungen, Teilnehmerlisten, Wartelisten, Anwesenheitslisten, Teilnahmebestätigungen und Erinnerungen.
Dokumentenverwaltung
Vereine verwalten Statuten, Protokolle, Verträge, Formulare, Rechnungen, Bescheide und Beschlüsse. Eine zentrale Dokumentenablage mit Zugriffsrechten wird häufig erwartet.
Funktionärs- und Gremienverwaltung
Vorstand, Rechnungsprüfer, Arbeitsgruppen, Landesgruppen oder Bezirksorganisationen sollen abgebildet werden können. Amtsperioden, Wahltermine und Funktionshistorien sollten nachvollziehbar bleiben.
Self-Service für Mitglieder
Immer mehr Vereine erwarten ein Mitgliederportal, in dem Mitglieder ihre Adressen ändern, Beiträge einsehen, Dokumente herunterladen oder sich für Veranstaltungen anmelden können.
Berichte und Statistiken
Mitgliederentwicklung, Altersstruktur, regionale Verteilung, Beitragsstände, Veranstaltungsstatistiken und Exportfunktionen nach Excel, CSV oder PDF gehören zu den häufigsten Anforderungen.
Schnittstellen
CSV-Import und -Export gelten als Mindestanforderung. Darüber hinaus werden Schnittstellen zu Newsletter-Systemen, Buchhaltung, Zahlungsanbietern und Kalendern erwartet.
Sicherheit und lokales Hosting
Ein zentrales Sicherheitsmerkmal von WP-AG Verein ist, dass sensible Vereins- und Mitgliederdaten nicht in eine externe Cloud-Plattform ausgelagert werden müssen, sondern auf der eigenen WordPress- bzw. Serverinstanz des Vereins verbleiben. Dadurch behält der Verein die technische und organisatorische Kontrolle über Mitgliederdaten, Rollen, Zugriffsrechte, Protokolle, Dokumente und Exporte. Das erleichtert auch die datenschutzrechtliche Bewertung nach DSGVO und österreichischem Datenschutzrecht, weil Speicherort, Verantwortlichkeit, Backup-Strategie und Zugriffskonzept klar beim Verein bzw. seinem Hosting-Provider liegen.
Gerade für österreichische Vereine mit besonders sensiblen Daten – etwa weltanschauliche, religiöse, politische, soziale oder gesundheitsbezogene Informationen – ist dieses lokale Hosting ein wichtiger Vorteil. WP-AG Verein soll daher konsequent auf Eigenbetrieb, Rollen- und Rechteverwaltung, Zugriffsbeschränkung, Protokollierung, Export- und Löschfunktionen sowie nachvollziehbare Datensicherheit ausgelegt werden.
Datenschutz und DSGVO-Konformität für österreichische Vereine
Datenschutzinformationen, Einwilligungen, Export- und Löschfunktionen, Activity-Log, Rollen- und Rechtesystem sowie Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten sind heute praktisch Pflicht.
WP-AG Verein wird die Anforderungen der europäischen DSGVO sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) berücksichtigen. Vereine dürfen Mitgliederdaten verarbeiten, soweit dies für die Verwaltung der Mitgliedschaft, die Durchführung von Vereinsaktivitäten und die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Dabei gelten die Grundsätze der Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie der technischen und organisatorischen Datensicherheit. Die Software soll Vereine dabei unterstützen, diese Anforderungen nachvollziehbar und dokumentierbar umzusetzen.
WP-AG Verein soll deshalb Funktionen für Rollen- und Rechteverwaltung, Datenschutzinformationen, Einwilligungsmanagement, Export- und Löschfunktionen, Aufbewahrungsfristen sowie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bereitstellen. Ein integriertes Activity-Log dokumentiert Zugriffe und Änderungen an Mitgliederdaten und unterstützt damit sowohl die Nachvollziehbarkeit als auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Besonderes Augenmerk soll auf Vereine gelegt werden, die weltanschauliche, religiöse oder andere besonders geschützte personenbezogene Daten verarbeiten, da hierfür nach der DSGVO erhöhte Schutzanforderungen gelten. Die Software soll österreichischen Vereinen helfen, ihre datenschutzrechtlichen Pflichten gegenüber Mitgliedern, Behörden und der österreichischen Datenschutzbehörde transparent und rechtssicher wahrzunehmen.